Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen

Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen für alle Unternehmen in Kraft – auch für kleine Handwerksbetriebe. Diese müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, auszulesen und sicher zu archivieren.

Trifft die E-Rechnungspflicht auch Betriebe mit geringem Umsatz?
Ja, alle Unternehmen müssen ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Allerdings gibt es Ausnahmen bei der Ausstellungsverpflichtung:

  • Ab 2027 gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
  • Ab 2028 betrifft dies alle Unternehmen – mit Ausnahme von Kleinunternehmern, die einen Umsatz von weniger als 25.000 Euro erzielen.

„Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 25.000 Euro werden auch künftig keine elektronischen Rechnungen an Geschäftspartner verschicken müssen“, erklärt Simone Schlewitz, Referatsleiterin für Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).

Wichtig: Die endgültige Entscheidung über diese Ausnahmeregelung trifft der Bundesrat voraussichtlich im November 2024.

Gibt es eine kostenlose Software zur Verarbeitung von E-Rechnungen?
Viele Handwerksbetriebe fragen sich, ob es kostenfreie Softwarelösungen gibt, die E-Rechnungen nutzerfreundlich lesbar machen. Eine klare Empfehlung kann der ZDH nicht geben, verweist jedoch auf den staatlich finanzierten Quba-Viewer, der grundlegende Funktionen bietet.

Trotzdem bleibt die Forderung nach einem kostenlosen, umfassenden staatlichen Tool aktuell. „Der ZDH steht hierzu weiterhin im Austausch mit der Bundesregierung“, bestätigt Schlewitz.

Sind Archivierungskosten steuerlich absetzbar?
Ja, die Kosten für die Umstellung auf die E-Rechnung sind steuerlich absetzbar. „Handwerksbetriebe können alle damit verbundenen Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen“, erklärt Schlewitz. Wichtig sei jedoch, dass die Archivierung den sogenannten GoBD-Richtlinien entspricht, also den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung digitaler Unterlagen.

Wie viel Digitalisierung muss sein?
Für den Start reicht es aus, sich auf das Pflichtprogramm zu konzentrieren: den Empfang, das Auslesen und die Archivierung von E-Rechnungen. Betriebe, die weitergehen möchten, können durch zusätzliche Automatisierungen aber erheblich profitieren.

„Die Umstellung auf E-Rechnungen ist eine Chance, interne Prozesse effizienter zu gestalten“, betont Schlewitz. Beispielsweise lassen sich Eingangsrechnungen automatisiert in die Buchhaltung einlesen, prüfen und zur Zahlung anweisen. „Das spart Zeit und schafft mehr Kapazitäten für das Kerngeschäft.“

Zusätzliche Unterstützung und Ressourcen
Hilfreiche Informationen und Unterstützung bieten Verbände wie der Bundesverband Tischler-Schreiner-Deutschland und der ZDH. Beispielsweise stehen Webinare und Workshops bereit, die praxisnahe Tipps vermitteln.

Einige praktische Tools und Reader, die von der Finanzverwaltung bereitgestellt werden, sind auch auf dem ELSTER-Portal verfügbar: www.elster.de/eportal/e-rechnung.

Fazit: Die E-Rechnungspflicht mag zunächst als Herausforderung erscheinen, bietet Betrieben jedoch die Chance, durch Digitalisierung langfristig effizienter zu arbeiten.

Quelle: genau.de