Firmenfahrzeuge im Handwerk: Warum ein klarer Überlassungsvertrag unverzichtbar ist

Ob Projektleiter, Meister oder Kundendiensttechniker: Ein Dienstwagen – insbesondere zur privaten Nutzung – ist im Handwerk ein bewährtes Instrument zur Mitarbeiterbindung. Fehlen jedoch konkrete vertragliche Vereinbarungen, drohen bei Kündigungen, Unfällen oder Fahrten im Ausland erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken für Betriebsinhaber.

Ein separater Dienstwagenüberlassungsvertrag schafft Rechtssicherheit und regelt Pflichten abseits des regulären Arbeitsvertrags. Fachanwalt Roman Kasten (Kanzlei Voigt, Wiesbaden) empfiehlt Handwerksbetrieben, insbesondere folgende Kernpunkte vertraglich festzuhalten:

• Konkrete Fahrzeugzuordnung: Exakte Pkw-Klassifizierung, Kennzeichen, Kilometerstand und Nutzungszeitraum schriftlich fixieren.
• Kosten- und Tankkartenregelung: Eindeutig festlegen, wer welche Betriebskosten trägt – insbesondere bei Urlaubsfahrten oder Auslandsreisen. Auch Regelungen zur Nutzung von Lade- oder Tankkarten gehören in die Vereinbarung.
• Pflichten & Wartung: Einhaltung von Serviceintervallen, Hauptuntersuchungen, Unfallverhütungsvorschriften (UVV) und regelmäßiger Fahrzeugpflege verbindlich auf den Arbeitnehmer übertragen.
• Nutzungskreis & Fahrtenbuch: Klären, ob Familienangehörige oder Dritte das Fahrzeug führen dürfen. Zudem muss geregelt sein, dass der Arbeitnehmer im Fall von Verkehrsordnungswidrigkeiten den Fahrer benennt, um behördliche Fahrtenbuchauflagen für den gesamten Betriebsfuhrpark abzuwenden.
• Haftung bei Schäden: Klare Definition, in welchem Umfang sich der Beschäftigte bei selbst verschuldeten Unfällen an Kosten oder Selbstbeteiligungen beteiligt, sowie Vorgaben zum Verhalten am Unfallort (z. B. Hinzuziehung der Polizei).
• Widerruf & Fahrzeugrückgabe: Präzise Bedingungen für den Widerruf der privaten Nutzung (etwa bei längerer Krankheit, Freistellung oder Elternzeit). Nach aktueller Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Az. 5 AZR 171/24) sollte der Widerruf bei pauschaler 1-Prozent-Versteuerung erst zum Ende eines Kalendermonats erfolgen, um Schadenersatzansprüche wegen Nutzungsausfall zu vermeiden. Zudem sind Zustand, Ort und Modalitäten der Rückgabe festzuschreiben.

Quelle: handwerk magazin, Ausgabe 07/26, Beitrag „Zeit für klare Regeln“ von Annemarie Schneider