Aufbewahrungsfristen für Rechnungen: Was Handwerker jetzt wissen müssen

Handwerkerinnen und Handwerker aufgepasst: Wer dachte, Rechnungen und Belege künftig nur noch acht Jahre aufbewahren zu müssen, sollte genau hinschauen. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass es zahlreiche Ausnahmen gibt – insbesondere bei umsatzsteuerlichen Unterlagen.

Ab 2024 sollten Betriebe nach den Plänen des Gesetzgebers Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen oder Lieferscheine nur noch acht Jahre aufbewahren. Doch die Praxis zeigt: Bei vielen Unterlagen bleibt die klassische Zehn-Jahres-Frist bestehen. Grund dafür sind steuerliche Vorschriften, etwa nach § 22 UStG, die unverändert gelten.

Warum die Fristprüfung komplizierter wird
„Es gibt keine einfache Faustregel mehr“, sagt Meik Eichholz, Leiter der Steuerabteilung der Bundessteuerberaterkammer. Handwerksbetriebe müssen künftig genau prüfen, welche Belege eventuell länger aufbewahrt werden müssen. Neben umsatzsteuerlichen Dokumenten zählen dazu auch Unterlagen zu laufenden Rechtsverfahren, Betriebsprüfungen oder Investitionen mit Vorsteuerkorrektur. Eichholz warnt: „Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte Unterlagen besser länger als acht Jahre archivieren.“

Experten empfehlen: Einheitlich zehn Jahre aufbewahren
Auch Steuerberater Christian Rech aus Trier rät Handwerksbetrieben dazu, sämtliche Unterlagen mindestens zehn Jahre zu archivieren. „Die meisten Unternehmer würden ohnehin nicht den Überblick behalten, welche Unterlagen nach acht oder zehn Jahren aussortiert werden können“, erklärt Rech. Für ihn ist klar: Auf dem Papier klingt die neue Frist gut, in der Praxis bringt sie kaum Entlastung.

Fazit für Handwerksbetriebe
Wer seine Buchhaltung stressfrei und sicher gestalten möchte, fährt besser mit einer einheitlichen Zehn-Jahres-Aufbewahrung. Das spart Aufwand, schützt vor bösen Überraschungen bei Prüfungen und sorgt für mehr Rechtssicherheit.

Quelle: Magazin Norddeutsches Handwerk